Pour près d’un salarié sur deux, les emails sont une source de stress. Quotidiennement les cadres passent plusieurs heures à les traiter au dépend de projets plus importants ou de leur vie privée. Voici 5 conseils qui vous permettront de gagner en efficacité et en bien-être.
Utiliser le téléphone ou ses jambes
Qui n’a jamais passé du temps à rédiger un email pour expliquer un sujet compliqué ? Plusieurs dizaines de minutes à tenter de formuler les choses de façon claire pour finalement aboutir à un message long qui nécessitera un temps de traitement important au destinataire et probablement des échanges supplémentaires.
Si un courriel met plus de 5 minutes à être rédigé, préférez le téléphone. Il permettra d’éviter tout malentendu. Encore mieux : engagez une conversation en face à face car cette interaction sociale permet de réduire notre niveau de stress et fluidifie la communication en entreprise.
Bloquer les notifications
Parmi les 6 lois de gestion du temps, celle de Carlson nous rappelle qu’une tâche effectuée en continu prend moins de temps qu’une tâche réalisée en plusieurs fois. Or un cadre reçoit plus de 70 messages professionnels par jour, soit un toutes les 7 minutes. Pas facile de se concentrer en étant sans cesse distrait par les notifications d’emails entrants.
Tout ce qui est urgent ne se traite pas par email. Déculpabilisez et bloquez les notifications, vous gagnerez en temps et en efficacité. En prime vous éviterez la surcharge mentale et améliorerez votre humeur.
Désabonnez-vous des newsletters sans intérêt
Pour réduire la taille de votre boîte et éviter le sentiment de submersion, désabonnez-vous des newsletters sans intérêt.
Pour finir de se convaincre, rappelons-nous qu’un courriel avec une pièce jointe d’1 Mo consomme l’équivalent d’une ampoule de 25 Watts pendant 1 heure. Moins d’emails, c’est mieux pour la planète.
Cibler le(s) destinataire(s)
Les courriels sans intérêt direct avec son activité représentent plus de 50% des messages. Commencez par appliquer à vous-même ces deux règles simples :
- Ne jamais répondre à tous : ouvrir, lire et trier 10 emails « OK, merci » et c’est une demi-heure de perdue chaque jour pour chaque destinataire, il faut cibler ses réponses.
- Limiter les personnes en copie : l’email doit rester un outil, ce n’est pas un justificatif de travail; ne diffusez qu’aux principaux intéressés.
Vous pourrez ensuite promouvoir ces règles autours de vous et inviter certains expéditeurs à ne plus vous transmettre des informations qui n’ont pas d’intérêt pour vous.
Consulter à heure fixe
Sans doute le conseil le plus avisé et pourtant la culpabilité empêche souvent de l’appliquer : consulter vos emails à heure fixe.
La gestion des emails fait partie de votre activité quotidienne, il est donc normal de la planifier pour être plus efficace. Bloquez des créneaux fixes quotidiens dans votre agenda pour traiter les emails.
Déculpabilisez et lorsque vous vous demandez comment un supérieur va réagir à votre absence de réponse rapide, dites-vous qu’en répondant rapidement il pourrait tout aussi bien se questionner sur votre charge de travail ou votre organisation.
Prométhéis peut vous aider à rendre votre organisation plus efficace. Contactez-nous.
